Indice dei contenuti:
Quando una dipendente entra in maternità o un genitore utilizza il congedo parentale, l'azienda può continuare ad assegnare i fringe benefit?
L'assenza dal lavoro non determina automaticamente la perdita del beneficio. Per stabilire se l'assegnazione debba essere confermata, occorre però verificare la natura dell'iniziativa, le disposizioni del contratto collettivo e i criteri definiti dall'azienda.
Maternità e congedo parentale sono inoltre due situazioni differenti, con regole e modalità di fruizione specifiche. Gestirle correttamente richiede quindi una valutazione mirata, distinta da quella applicata ai dipendenti part-time, ai neoassunti o a chi cambia orario durante l'anno.
Maternità e congedo parentale non interrompono il rapporto di lavoro
Durante la maternità o il congedo parentale, il dipendente si assenta temporaneamente dalla propria attività, ma il rapporto con l'azienda continua.
I fringe benefit rientrano tra i valori riconosciuti in relazione al rapporto di lavoro. La loro assegnazione, quindi, non è necessariamente legata alla presenza quotidiana in azienda. L'articolo 51 del TUIR considera infatti reddito di lavoro dipendente le somme e i valori percepiti in relazione al rapporto di lavoro, anche quando non vengono corrisposti in denaro.
Questo non significa che ogni fringe benefit debba essere sempre riconosciuto durante qualsiasi assenza. La risposta dipende dalle condizioni che regolano la singola iniziativa.
Il congedo di maternità
Il congedo di maternità è il periodo di astensione obbligatoria dal lavoro previsto in occasione della gravidanza e della nascita.
La normativa stabilisce che tali periodi siano conteggiati nell'anzianità di servizio a tutti gli effetti, compresi quelli relativi alle ferie e alla tredicesima mensilità.
La lavoratrice resta quindi parte dell'organico aziendale. Se il fringe benefit è assegnato a tutti i dipendenti in forza a una determinata data, la maternità non rappresenta di per sé una ragione automatica di esclusione.
Il congedo parentale
Il congedo parentale è un periodo di astensione facoltativa che può essere utilizzato dai genitori dopo la nascita, l'adozione o l'affidamento del figlio.
Anche questi periodi vengono conteggiati nell'anzianità di servizio e non comportano la riduzione di ferie, riposi e tredicesima. La normativa distingue però gli elementi accessori collegati all'effettiva presenza, salvo differenti disposizioni della contrattazione collettiva.
La norma non disciplina direttamente ogni possibile fringe benefit. Per questo è necessario capire se il valore assegnato dall'azienda dipenda dalla semplice permanenza nell'organico oppure dallo svolgimento effettivo dell'attività.
I fringe benefit possono essere assegnati durante la maternità?
Una lavoratrice in maternità può ricevere un fringe benefit quando possiede i requisiti previsti per la generalità dei dipendenti destinatari.
L'elemento centrale non è la presenza fisica sul posto di lavoro, ma il criterio scelto per individuare chi ha diritto all'assegnazione.
Assegnazione ai dipendenti in forza
Un'azienda può decidere di riconoscere un credito a tutti i dipendenti che risultano in forza alla data stabilita.
In questo caso, una lavoratrice in maternità continua a soddisfare il requisito, poiché il suo rapporto di lavoro non è cessato.
La stessa valutazione può valere quando il beneficio viene riconosciuto:
- alla totalità dell'organico;
- a una categoria professionale;
- ai dipendenti di una determinata sede;
- alle persone assunte prima di una data definita;
- ai lavoratori ai quali si applica uno specifico CCNL.
La maternità, da sola, non modifica l'appartenenza della lavoratrice alla categoria individuata.
Assegnazione collegata a un risultato
La situazione richiede maggiore attenzione quando il fringe benefit viene riconosciuto al raggiungimento di un obiettivo individuale o collettivo.
La lavoratrice potrebbe avere maturato il risultato prima dell'inizio del congedo oppure avere partecipato soltanto a una parte del periodo considerato.
In questi casi l'azienda deve fare riferimento alle regole comunicate prima dell'avvio dell'iniziativa. Non è opportuno definire un criterio specifico soltanto dopo l'inizio della maternità o modificare le condizioni quando il periodo di valutazione è già in corso.
Assegnazione collegata alla presenza
Alcune iniziative possono essere espressamente legate alla presenza effettiva, alle giornate lavorate o allo svolgimento di una determinata attività.
Il collegamento deve però risultare chiaramente dalla natura del beneficio o dal regolamento. Non è sufficiente presumere che ogni valore aggiuntivo sia automaticamente subordinato alla presenza.
Prima di escludere la lavoratrice, l'azienda dovrebbe quindi verificare:
- come è descritto il beneficio;
- quale obiettivo persegue;
- quali requisiti sono stati comunicati;
- come vengono gestite le altre assenze tutelate;
- cosa prevede il contratto collettivo applicato.
Cosa cambia durante il congedo parentale?
Il congedo parentale può essere fruito con modalità differenti. Il genitore può assentarsi per un periodo continuativo, per singole giornate oppure, nei casi previsti, per alcune ore.
La gestione del fringe benefit non dovrebbe dipendere semplicemente dalla modalità scelta. Anche in questo caso è necessario verificare il criterio che dà diritto all'assegnazione.
Congedo parentale continuativo
Un dipendente può utilizzare il congedo per alcune settimane o per diversi mesi consecutivi.
Se l'azienda assegna il fringe benefit a tutti i lavoratori in forza, l'assenza continuativa non comporta necessariamente la perdita del credito.
Quando, invece, l'iniziativa è strettamente collegata a un progetto, a un periodo di attività o a risultati misurabili, occorre verificare se il dipendente abbia soddisfatto le condizioni previste.
L'eventuale mancata assegnazione deve derivare dal criterio applicato e non dalla condizione personale di genitore.
Congedo utilizzato per singole giornate
Il congedo può essere fruito anche in modo frazionato, alternando giorni di lavoro e giorni di assenza.
In una situazione simile, escludere completamente il dipendente dal fringe benefit potrebbe risultare poco coerente quando il requisito richiesto è la permanenza nell'organico.
Se l'iniziativa dipende invece dallo svolgimento di una specifica attività, l'azienda deve considerare quanto effettivamente previsto dal regolamento, senza introdurre formule non comunicate in precedenza.
Congedo parentale a ore
Per i lavoratori dipendenti, la normativa ammette anche la fruizione oraria del congedo parentale, secondo le modalità stabilite dalla contrattazione collettiva o dalla disciplina applicabile.
In questo caso il dipendente continua a lavorare per una parte della giornata. Un criterio che escludesse totalmente chi utilizza anche poche ore di congedo potrebbe quindi produrre un risultato sproporzionato rispetto alla situazione concreta.
Per evitare interpretazioni differenti, il regolamento dovrebbe precisare se e come la fruizione oraria incida sull'iniziativa.
Cosa deve controllare l'azienda prima dell'assegnazione?
Prima di confermare o escludere un dipendente in maternità o congedo parentale, l'azienda dovrebbe verificare tre elementi: il CCNL, gli eventuali accordi aziendali e il regolamento dell'iniziativa.
Le disposizioni del CCNL
Quando il fringe benefit è previsto dal contratto collettivo, non è l'azienda a poter definire liberamente tutti i destinatari.
Il testo contrattuale può stabilire:
- quali lavoratori hanno diritto all'assegnazione;
- quale data utilizzare per verificare i requisiti;
- quali assenze incidono sul diritto;
- quali dipendenti sono esclusi;
- eventuali condizioni particolari.
Le regole possono cambiare da un contratto all'altro. Prima di procedere è quindi necessario leggere la disposizione applicabile nella sua versione aggiornata.
Gli accordi aziendali
Un accordo interno può disciplinare il trattamento dei dipendenti che utilizzano periodi di maternità o congedo parentale.
In presenza di una regola specifica, l'azienda deve applicarla in modo coerente a tutte le persone che si trovano nella stessa situazione.
Se l'accordo non contiene indicazioni sulle assenze, non è opportuno ricavare automaticamente un'esclusione che non risulta dal testo.
Il regolamento dell'iniziativa
Quando l'assegnazione è volontaria, un regolamento scritto consente di stabilire in anticipo destinatari e condizioni.
Il documento dovrebbe chiarire:
- quale rapporto deve essere attivo;
- in quale data vengono controllati i requisiti;
- se è richiesta la presenza effettiva;
- come vengono trattati maternità e congedo parentale;
- come viene gestito il congedo frazionato oppure orario;
- se il beneficio è collegato a un risultato;
- quali documenti vengono utilizzati per verificare l'assegnazione.
Una formulazione precisa riduce i dubbi e permette all'ufficio HR di applicare lo stesso criterio in tutti i casi.
Tre esempi pratici per l'ufficio HR
Le situazioni concrete aiutano a comprendere la differenza tra un beneficio legato al rapporto di lavoro e uno collegato all'attività effettivamente svolta.
Lavoratrice in maternità alla data di assegnazione
L'azienda riconosce un credito a tutti i dipendenti in forza al 30 novembre.
Una lavoratrice si trova in maternità da settembre, ma il suo rapporto è regolarmente attivo. Poiché il regolamento non richiede la presenza effettiva, la lavoratrice rientra tra i destinatari.
Dipendente in congedo parentale per un mese
L'azienda assegna il fringe benefit ai componenti di una determinata area aziendale.
Un dipendente appartenente all'area utilizza un mese di congedo parentale. Se il criterio riguarda l'appartenenza alla funzione e non il numero di giorni trascorsi in ufficio, il periodo di assenza non modifica il requisito.
Genitore che utilizza il congedo a ore
Un dipendente utilizza alcune ore di congedo parentale ogni settimana, continuando a svolgere regolarmente la propria attività per il resto dell'orario.
Se l'assegnazione è collegata al completamento di un progetto e il risultato viene raggiunto, la sola fruizione del congedo a ore non dovrebbe determinare automaticamente l'esclusione.
L'azienda deve verificare il risultato sulla base delle condizioni stabilite, senza utilizzare l'assenza come criterio aggiuntivo non previsto.
Come disciplinare maternità e congedo parentale nel regolamento
Non è necessario inserire un elenco dettagliato di tutte le possibili assenze. È però utile indicare chiaramente se il requisito dipende dalla permanenza nell'organico oppure dalla presenza effettiva.
Quando conta la presenza nell'organico
Una possibile formulazione può stabilire che il fringe benefit sia riconosciuto ai dipendenti con rapporto di lavoro attivo alla data di assegnazione, compresi coloro che si trovano in maternità o congedo parentale.
In questo modo l'ufficio HR dispone di una regola immediatamente applicabile e non deve interpretare ogni situazione separatamente.
Quando conta l'attività svolta
Se l'iniziativa è collegata a un progetto o a un obiettivo, il regolamento dovrebbe descrivere con precisione:
- il periodo considerato;
- il risultato richiesto;
- il sistema di misurazione;
- il trattamento delle assenze;
- l'eventuale verifica individuale.
Il criterio deve essere comprensibile prima dell'inizio dell'iniziativa e non può dipendere da valutazioni costruite successivamente.
Le espressioni da evitare
Formule generiche come "dipendenti presenti", "personale attivo" o "lavoratori operativi" possono creare dubbi.
Il termine "presente", per esempio, può indicare una persona fisicamente al lavoro oppure semplicemente una persona ancora assunta dall'azienda.
È preferibile utilizzare espressioni più precise, come "dipendenti con rapporto di lavoro in essere" oppure "dipendenti che hanno svolto almeno una determinata attività nel periodo indicato".
Una procedura chiara semplifica la gestione
Definire il criterio è soltanto il primo passaggio. L'azienda deve anche applicarlo correttamente durante la preparazione dell'assegnazione.
Verificare la situazione alla data prevista
L'ufficio HR dovrebbe controllare quali rapporti risultano attivi alla data indicata dal regolamento e distinguere le assenze temporanee dalle cessazioni.
Maternità e congedo parentale non devono essere confusi con l'uscita dall'azienda.
Conservare il criterio utilizzato
È utile registrare il motivo per cui ogni dipendente è stato incluso oppure escluso.
Questa attività consente di ricostruire facilmente il processo, rispondere alle richieste interne e applicare lo stesso metodo nelle assegnazioni successive.
Coordinare HR, amministrazione e consulente
Quando il beneficio è previsto da un CCNL o da un accordo collettivo, il confronto con il consulente del lavoro permette di verificare che il criterio adottato sia coerente con le disposizioni applicabili.
La verifica è particolarmente importante quando il testo contrattuale contiene regole specifiche sulle assenze.
Gestire l'assegnazione con Fringe Benefit Card
Dopo aver individuato correttamente i destinatari, l'azienda deve poter assegnare il valore previsto in modo semplice.
Fringe Benefit Card consente di mettere a disposizione dei dipendenti un credito digitale utilizzabile presso numerose insegne e categorie di spesa. Ogni persona può scegliere le soluzioni più adatte alle proprie esigenze attraverso una gestione completamente digitale.
L'azienda può così includere nell'assegnazione anche lavoratrici in maternità e genitori in congedo parentale, nel rispetto dei criteri stabiliti dal CCNL, dagli accordi o dal regolamento interno.
Maternità e congedo non determinano un’esclusione automatica
La maternità e il congedo parentale non interrompono il rapporto di lavoro e non comportano automaticamente la perdita dei fringe benefit.
Per stabilire se il dipendente abbia diritto all’assegnazione, l’azienda deve verificare la fonte dell’iniziativa e il requisito previsto: permanenza nell’organico, appartenenza a una categoria oppure raggiungimento di un risultato.
Regole specifiche e formulate in anticipo permettono di gestire queste situazioni con maggiore chiarezza, evitando esclusioni automatiche e decisioni differenti tra casi comparabili.
Una volta individuati correttamente i destinatari, Fringe Benefit Card consente di assegnare un credito digitale flessibile, utilizzabile presso numerose insegne e in diverse categorie di spesa, semplificando la gestione per l’azienda e offrendo libertà di scelta ai dipendenti.
